Tám giờ tối. Ly cà phê pha lúc chiều nguội ngắt, váng một lớp trên mặt. Trước mặt anh/chị là xấp dự trù mua sắm dày cả phân — vật tư, hóa chất, cái gì đó của phòng xét nghiệm mà anh/chị chưa kịp đọc kỹ. Nhân viên gửi từ trưa, nhắn thêm: “Sếp duyệt giúp em để mai kịp đặt hàng.” Anh/chị lật từng tờ. Tờ nào cũng có chữ ký người đề xuất, có dấu, có dòng “đã kiểm tra”. Ký. Ký. Tờ này nữa… ký luôn. Tắt đèn, ra về. Mai lại thế.
Tôi viết dòng này vì tôi ngờ anh/chị vừa thấy mình trong đó.
Tôi tên Long — người vận hành, không phải bác sĩ. Ba năm ở ghế điều hành một hệ thống 12 phòng khám đa khoa, tôi đã ký “cho xong” những xấp giấy y hệt, nhiều tối hơn tôi muốn thừa nhận. Đứng ngoài chuyên môn khám chữa, tôi quen soi cái mà người trong cuộc đi ngang mỗi ngày. Và động tác “ký đại vào giấy” — tin nhau, ký cho nhanh — là chỗ phòng khám rò tiền êm nhất. Êm tới mức nhiều người điều hành cả đời không gọi được tên nó.
Nói ngay cho anh/chị nhẹ lòng: đây không phải chuyện nhân viên ăn cắp. Gần như không bao giờ.
Thử hình dung anh/chị cầm một tờ bất kỳ trong xấp đó lên, hỏi đúng một câu: “Số này, ai đối chiếu với nhu cầu thật?” — và không có câu trả lời. Tờ giấy vẫn hợp lệ. Chữ ký thật, con dấu thật. Chính vì nó hợp lệ, nó mới rò được lâu đến thế.
Trong bài này, tôi đưa anh/chị ba dấu hiệu tự soi khâu mua sắm ngay tối nay — và một cách bịt lại làm được liền, không tốn một đồng phần mềm. Còn câu tôi biết anh/chị sẽ hỏi — rò thì rò bao nhiêu? — tôi có một con số thật từ hệ thống của mình. Con số đó tôi để tới cuối. Cứ đọc cùng tôi tới đó.
Anh/chị không rò vì kém quản lý — khâu mua sắm được “thiết kế” để êm
Tôi nói thẳng điều này trước, vì nó là điều tôi ước có ai nói với mình sớm hơn: anh/chị không rò tiền vì kém quản lý.
Doanh thu tháng nào cũng nhích lên. Lượng khách không giảm. Vậy mà tới kỳ nhìn lại tài khoản, con số không dày lên như lẽ ra phải thế. Cảm giác quen thuộc là “tiền đi đâu mất” — mà chịu, không gọi được tên nó mất ở đâu. Rồi anh/chị làm cái việc gần như ai cũng làm: quay vào tự trách mình. “Chắc mình quản lý kém.”
Nhưng thử mở sổ ra soi lại đi. Từng khoản. Khoản nào cũng có phiếu, có chứng từ, có chữ ký người duyệt đàng hoàng. Không dòng nào “sai” theo nghĩa thiếu giấy tờ. Mọi thứ đều hợp lệ.
Và đó chính là chỗ tôi muốn anh/chị dừng lại một nhịp.
Cái lợi của người đứng ngoài chuyên môn khám chữa là tôi quen nhìn những lỗ hổng vận hành mà người trong cuộc đi ngang qua mỗi ngày mà không thấy. Cái tôi thấy ở khâu mua sắm là thế này: nó rò được lâu chính vì nó trông hợp lệ.
Ở chỗ tôi hay gọi là “ký đại vào giấy” — các sếp tin nhau, ký cho nhanh, xấp dự trù đưa lên là ký, ít khi dừng lại đối chiếu con số trên giấy với nhu cầu thật kỳ đó. Không ai gian. Chỉ là không ai soi. Mà cái gì trông đã hợp lệ thì có cớ gì để soi?
Sau này khi tôi đưa được khâu duyệt mua lên nền tảng số, riêng phần lãng phí êm ru đó co lại gần 2% chi phí — bối cảnh hệ thống tôi thôi, không phải ai làm cũng ra đúng chừng đó. Nhưng gần 2% của một phòng khám, mỗi tháng, nằm im trong đống chứng từ hợp lệ. Chỗ này khó thấy với tất cả mọi người, kể cả người cẩn thận nhất — nên ở phần sau tôi sẽ gọi thẳng tên nó rò ở đâu.
Ba dấu hiệu khâu mua sắm của anh/chị đang hở (tự soi trong mười phút)
Trước khi tôi kể cơ chế vì sao tiền rò, tôi muốn anh/chị soi mình đã. Ba dấu hiệu dưới đây, tối nay đối chiếu được ngay — không mở phần mềm, không gọi ai, mười phút là xong.
Có một, hai dấu hiệu là chuyện thường. Gần như phòng khám nào tôi biết cũng dính ít nhất một. Nó không phải bản án, chỉ là chỗ nên đặt một cái chốt.
Dấu hiệu 1 — Con số trên tờ dự trù là con số người ta XIN, không phải con số phòng khám CẦN.
Thử hình dung: tối nay anh/chị cầm tờ dự trù vật tư tháng tới. Có cách nào biết cái “cần 30 hộp” kia đã được đối chiếu với tồn kho thật và mức dùng tháng trước chưa? Hay đó chỉ là con số ai đó điền cho đủ, rồi chuyền lên bàn anh/chị ký? Đây đúng là cái tôi hay gọi “ký đại vào giấy” — không phải anh/chị lười, mà giữa người xin và người duyệt thiếu hẳn một bước: đối chiếu. Không ai gian ở đây cả. Chỉ là không ai khám lại con số trước khi nó thành tiền.
Dấu hiệu 2 — Món nào cũng lấy một chỗ quen, giá bao nhiêu năm rồi không ai soi lại.
Thử hình dung anh/chị lật mười đơn mua gần nhất. Bao nhiêu đơn đi qua đúng một nhà cung cấp, chỉ vì “xưa giờ vẫn lấy chỗ đó”? Và lần gần nhất anh/chị đặt cạnh nó một báo giá thứ hai là bao giờ — quý trước, hay không nhớ nổi? Quen là cảm giác dễ chịu. Nhưng quen không có nghĩa đang mua đúng giá: cả năm không nhìn sang một báo giá khác, là đang trả một cái giá mà mình không biết cao hay thấp.
Dấu hiệu 3 — Anh/chị thấy chữ ký, nhưng không biết ai thật sự DUYỆT và dựa vào đâu.
Thử hình dung một khoản chi ba tháng trước bị hỏi lại. Anh/chị lần ngược được không: ai duyệt, căn cứ vào đâu, lúc nào? Nếu tờ giấy chỉ có một nét ký mà không truy ra người đứng sau quyết định, thì không ai thật sự sở hữu quyết định đó. Chữ ký có mặt, trách nhiệm thì bốc hơi.
Ba dấu hiệu này tôi cố ý xếp đúng thứ tự tiền đi: xin — mua — ký. Chúng ánh xạ thẳng vào ba cái chốt tôi đưa anh/chị ở phần sau. Còn bây giờ, nếu vừa soi xong mà thấy mình dính cả ba, xin đừng vội quay sang nghi ngờ ai. Bởi vì — và đây là chỗ tôi cần nói cho rõ ở đoạn kế — chuyện này gần như chưa bao giờ là lỗi của nhân viên anh/chị.
Không phải nhân viên anh/chị gian lận — là quy trình đang để ngỏ (kể cả khi bị Sở Y tế soi)
Nếu đọc tới đây mà trong đầu anh/chị đã chạy qua tên vài người — người ký, người mua, người giữ kho — thì tôi xin anh/chị dừng lại một nhịp.
Tôi hiểu phản xạ đó. Thấy tiền rò, mình đi tìm người rút. Nhưng ba năm ngồi ghế vận hành, đối chiếu hết xấp dự trù này tới xấp khác, tôi gần như không thấy chuyện bắt nguồn từ trộm cắp. Nó bắt nguồn từ chỗ trống. Người tốt — mà phần lớn nhân viên của anh/chị là người tốt — đặt vào một quy trình để ngỏ thì vẫn “ký đại”, vẫn mua theo thói quen, vẫn cho qua. Không phải vì họ tham. Vì họ tin nhau, và vì tám giờ tối ai cũng mệt. Lỗ hổng nằm ở cái khung, không nằm ở người đứng trong khung.
Quy chụp oan một nhân viên trung thành, cái giá đắt hơn khoản rò nhiều. Và còn điều này — nó chạm đúng thứ tối nào anh/chị cũng mang về nhà: khi Sở Y tế xuống soi, thứ cứu anh/chị không phải lòng tin. Là dấu vết. Một quy trình ghi rõ ai duyệt, dựa trên gì, lúc nào — đó là chỗ anh/chị đứng thẳng lưng mà trả lời, thay vì lật từng tờ giấy tìm chữ ký của người đã nghỉ việc.
Mấy chỗ này tôi nhìn rõ hơn người ngày nào cũng đi ngang nó. Ở hệ thống của tôi có một lỗ hổng nhìn thấy được: một chiếc ghế thiếu tựa lưng. Khách ngồi xuống, ngả ra sau, suýt ngã ngay trong cơ sở y tế. Cái ghế làm người ta giật mình vì nó suýt gây thương tích. Khoản rò mua sắm thì không làm ai ngã — nó chỉ lặng lẽ rút tiền, tháng này qua tháng khác. Gốc vẫn là một: kiểm soát bị lơi ra một chút. Chỗ thấy được thì vá ngay. Chỗ không thấy được mới rò lâu nhất.
Một câu tôi hay tự nhắc: một rừng không thể có hai cọp. Bác sĩ giỏi chuyên môn chưa chắc điều hành nổi những người chuyên môn khác mình — vận hành là một nghề riêng. Mà nghề thì học được. Kể cả nghề bịt những chỗ rò lâu nay anh/chị chỉ mơ hồ cảm thấy.
Vì sao một khoản rò ‘bé xíu’ thành con số làm anh/chị giật mình
Tới đây, có thể trong bụng anh/chị đang gợn lên một cái gì đó. Soi ba dấu hiệu xong, thấy mình dính một, dính hai. Nhưng vẫn có một tiếng nói cãi lại: “Ừ thì rò thật, nhưng mỗi lần bao nhiêu đâu. Vài chục nghìn một hộp. Chênh chút đỉnh một đơn. Bé xíu, đáng gì.”
Đúng. Mỗi lần đúng là bé xíu. Vấn đề nằm trọn trong hai chữ mỗi lần.
Tiền trong phòng khám không bốc hơi ở một chỗ to. Không ai bê một cục đi. Nó rỉ ra ở các mối nối — mỗi lần một nhu cầu biến thành một đơn mua, mỗi lần một tờ hồ sơ sang tay người khác, mỗi lần một khoản đi qua một chữ ký. Ở từng mối nối, chênh một chút. Thiếu một bước đối chiếu. Và vì nó nhỏ, chẳng ai buồn soi.
Rò kiểu này sống dai nhờ ba tính chất. Nó bé — soi thì thấy kỳ, thôi cho qua. Nó đều — tháng nào cũng chừng đó, đều đến mức anh/chị xếp luôn nó vào ô “chi phí cố định”, khỏi hỏi. Và nó lặp — cùng một khe hở, nhân cho mười hai tháng, rồi nhân tiếp cho số cơ sở anh/chị đang có.
Thử lấy bút, tính thật một lần. Cái khe anh/chị vừa soi ra tối nay, ước chừng nó rút mỗi tháng bao nhiêu. Nhân mười hai. Có hơn một cơ sở thì nhân tiếp. Con số đó tôi không điền hộ — nó là của phòng khám anh/chị, và tôi không muốn dọa anh/chị bằng một số bịa. Anh/chị tự viết ra đi. Chỗ “bé xíu” lúc nãy vừa đổi hình dạng chưa?
Đây là chỗ tôi gọi tên Tầng 3 — kiểm soát chi phí và mua sắm. Mà mua sắm mới là một khe. Còn khe kín hơn: một dịch vụ anh/chị vẫn đinh ninh có lời — tính đủ vật tư thật vào, hóa ra nó lỗ, đều đặn, mỗi ca. Mua sắm chỉ là một trong nhiều chỗ phòng khám âm thầm rò tiền — tôi nói kỹ ở bài 5 chỗ phòng khám âm thầm rò tiền.
Còn con số ở phòng khám của tôi? Tôi vẫn giữ tới cuối bài. Ở lại thêm chút nữa.
Quy trình duyệt-mua ba chốt: đối chiếu nhu cầu – so giá – lưu vết người duyệt
Vậy chặn ba chỗ hở đó bằng gì? Không phải bằng cách siết chặt hơn — mà bằng ba cái chốt nhỏ đặt trước mỗi lần chi. Không phải mỗi tháng rà một lần cho có. Trước từng chữ ký.
Tôi mượn đúng nguyên tắc của nghề anh chị: bác sĩ không kê đơn khi chưa khám. Khám trước, cam kết sau. Ở khâu tiền cũng thế — đối chiếu xong mới ký. Ba chốt là ba lần “khám” gọn, mỗi lần vá đúng một chỗ hở tôi vừa kể.
Chốt 1 — ĐỐI CHIẾU NHU CẦU. Trước khi duyệt, chốt hai con số: đang tồn thật bao nhiêu, kỳ này cần thật bao nhiêu. Con số trên tờ dự trù là con số người ta xin; hai câu hỏi này kéo nó về con số phòng khám cần. Nhiều khi chỉ hỏi “tuần rồi dùng hết chừng này thật không” là tờ giấy đã khai thật hơn.
Chốt 2 — SO GIÁ. Mỗi khoản đáng kể phải có tối thiểu một báo giá thứ hai đặt cạnh. Không phải vì nghi nhà cung cấp quen — mà vì “quen” không có nghĩa “đúng giá kỳ này”. Một cái giá đứng một mình thì không có gì để soi. Kê thêm một giá bên cạnh, tự nó lộ ra mắc hay rẻ.
Chốt 3 — LƯU VẾT NGƯỜI DUYỆT. Ghi ba thứ: ai duyệt, dựa trên gì, khi nào. Không phải để chờ có chuyện rồi quy trách nhiệm — mà để mỗi quyết định có một người thật sự đứng tên, thay vì trôi qua trong một chữ ký ai cũng ký mà chẳng ai nhớ.
Tôi biết đọc tới đây anh chị dễ thấy nặng thêm. Nên nói thẳng: ba chốt này không phải thủ tục cho rối, càng không phải cái bẫy rình bắt nhân viên. Ngược lại, nó gỡ một gánh khỏi vai anh chị — cái gánh phải-tin-bằng-niềm-tin mỗi tối. Có ba câu hỏi làm chỗ dựa, anh chị ký vì đã đối chiếu, không phải ký rồi về nhà thấp thỏm.
Chưa cần phần mềm gì cả. Một cuốn sổ, một file bảng tính chia ba cột — đủ khởi động ngay tuần này. Ba chốt là nguyên tắc, không phải công cụ. Có điều, làm tay một thời gian anh chị sẽ đụng một cái trần: mắt thường thấy được có rò, nhưng không đo nổi rò bao nhiêu, ở món nào. Muốn thấy con số đó, phải có một nền dữ liệu đỡ bên dưới — chuyện tôi kể ở Điều hành phòng khám bằng cảm giác — tầng dữ liệu.
Một lưu ý phạm vi: tôi nói với tư cách người vận hành, không phải kế toán. Chuyện lưu chứng từ, hóa đơn cho đúng quy định thuế, anh chị nên hỏi kế toán của mình khi thiết lập.
Con số tôi để dành — gần 2%: khi ba chốt được đưa lên nền tảng số
Giờ mới tới con số tôi treo từ đầu bài.
Ở hệ thống của tôi, có một quãng chúng tôi ngồi lại và quyết định thôi ký giấy. Toàn bộ khâu duyệt-mua đưa lên nền tảng số: người có nhu cầu đẩy dự trù lên phần mềm, ai duyệt — dựa trên căn cứ gì — đều lưu vết, thời gian ký từ chỗ chờ hết buổi rút còn ngắn, ai cũng nhìn cùng một con số. Không còn xấp giấy tối tối. Không còn “ký cho xong”.
Phần chi phí lãng phí ở khâu mua sắm, sau đó, giảm gần 2%.
Tôi phải nói ngay điều này, và mong anh/chị đọc kỹ hơn cả con số: gần 2% đó là kết quả trong hệ thống 12 phòng khám của tôi, ở thời điểm đó — quy mô đó, điểm xuất phát đó, những mặt hàng và nhà cung cấp đó. Tôi không hứa anh/chị làm y hệt sẽ ra đúng chừng ấy. Quy mô mỗi nơi một khác, chỗ đang rò mỗi nơi một khác, có nơi vốn đã chặt hơn chúng tôi hồi ấy nhiều. Con số của anh/chị là con số của anh/chị — tôi không biết nó, và ai nói chắc với anh/chị một tỷ lệ cụ thể thì anh/chị nên nghi.
Điều đáng mang về không phải con số. Mà là chỗ gần-2% đó từng nằm ở đâu.
Nó nằm im trong chính xấp dự trù tôi ký cho xong mỗi tối tám giờ. Không ai lấy mất, không ai gian. Nó rỉ ra chỉ vì không có chốt nào chặn lại — không ai đối chiếu nhu cầu thật, không ai so giá, không ai ghi lại vì sao khoản này được duyệt. Suốt một thời gian dài không ai gọi tên được nó, kể cả tôi ngồi ngay đó cầm bút. Tới khi có ba chốt và có lưu vết, phần rỉ đó mới lộ mặt — và mới bịt lại được.
Soi trên giấy tới đây là hết mức — muốn biết rò BAO NHIÊU thì phải khám số liệu thật
Vậy là anh/chị đã có đủ đồ nghề để soi ngay tối nay: ba dấu hiệu để tự nhìn khâu mua sắm, và ba chốt đặt trước mỗi lần chi — đối chiếu nhu cầu, so giá, lưu vết người duyệt. Không tốn một đồng. Không cần phần mềm. Một cây bút, xấp dự trù, ba câu hỏi trước khi ký.
Nhưng tôi phải nói thật một điều, kẻo anh/chị kỳ vọng nhầm.
Soi bằng mắt trên giấy chỉ trả lời được một câu: có đang rò không. Còn câu anh/chị thật sự cần biết — rò bao nhiêu, ở dịch vụ nào, món vật tư nào — nó chịu. Ba chốt bịt được chỗ tiền chảy ra từ hôm nay. Cái phần đã âm thầm chảy suốt mấy năm qua nằm ở đâu, nó không chỉ ra được.
Muốn biết chừng đó, phải khám trên số liệu thật.
Thử hình dung: khi nối được bảng dịch vụ với khách hàng, với danh mục kỹ thuật, với xét nghiệm, với vật tư — anh/chị mới nhìn ra thứ không sổ giấy nào chỉ ra được. Có những dịch vụ tưởng đang lời, tính đủ vật tư tiêu hao vào thì lỗ đều, tháng này qua tháng khác. Nó vẫn chạy. Vẫn ra doanh thu. Vẫn lặng lẽ rút tiền của anh/chị mỗi lượt khách.
Tôi hay nghĩ, bằng đúng ngôn ngữ nghề mình: soi trên giấy giống hỏi triệu chứng qua điện thoại. Nghe kể “dạo này thấy mệt” thì biết có gì đó không ổn — nhưng không bác sĩ tử tế nào dám chẩn đoán qua điện thoại. Muốn biết bệnh gì, nặng nhẹ ra sao, phải khám thật, phải có kết quả trên tay. Con số cũng vậy.
Nếu tối nay soi ba dấu hiệu mà thấy giật mình, thì đó là lúc nên đi bước tiếp — không phải mua gì của tôi, tôi không bán gì ở đây. Tôi có viết riêng một bài về chuyện khám trên số liệu thật: nối bảng thế nào, nhìn ra khoản lỗ ẩn ra sao, bắt đầu từ đâu khi tay chưa có gì. Anh/chị đọc Tư vấn chung chung hay khám trên số liệu thật là rõ. Đọc sớm thì đỡ một mùa quyết toán nữa trôi qua mà vẫn chưa gọi được tên chỗ rò.
Còn nếu phòng khám anh/chị mới mở, chưa vướng mớ giấy tờ cũ, thì may hơn nhiều — đặt nền cho đúng từ đầu bao giờ cũng rẻ hơn gỡ về sau. Cái đó tôi để ở Đặt nền vận hành khi phòng khám mới mở.
Tôi chỉ mong một điều nhỏ. Lần tới, tám giờ tối, khi anh/chị cầm bút trước xấp dự trù và tay đã quen động tác “ký cho xong” — khựng lại nửa giây, hỏi đủ ba câu trước khi đặt bút. Ai cần cái này? Đã có giá để đối chiếu chưa? Ghi lại mình duyệt, dựa trên gì? Chỉ nửa giây đó thôi. Phần còn lại tự nó đổi.
Về tác giả
Tôi là Long Châu — Kiến trúc sư vận hành phòng khám. Ba năm nay tôi ngồi ở ghế điều hành một hệ thống 12 phòng khám đa khoa thuộc nhóm lớn nhất Đông Nam Bộ. Hệ thống ấy được vinh danh Top 5 thương hiệu y tế tốt nhất Việt Nam 2025 — xin nói rõ, đó là thành tích của cả tập thể, không phải của riêng tôi.
Tôi không phải bác sĩ. Chính vì đứng ngoài chuyên môn khám chữa, tôi mới quen nhìn ra những lỗ hổng vận hành mà người trong cuộc đi ngang qua mỗi ngày. Mọi thứ tôi viết ở đây là góc nhìn của người làm vận hành và quản lý — không phải lời khuyên y tế. Và mấy chuyện số hóa chứng từ, lưu vết mua sắm, khi anh/chị bắt tay làm thật thì nên hỏi thêm kế toán của mình để đúng quy định thuế; chỗ nào chạm tới an toàn hay pháp lý, cứ tham vấn chuyên gia phù hợp. Tôi kể lại cái tôi đã làm, không thay được người có chuyên môn ở lĩnh vực của họ.
Câu hỏi thường gặp
Rò tiền ở khâu mua sắm phòng khám có phải do nhân viên gian lận không?
Gần như không. Trong ba năm ngồi ghế vận hành, tôi hiếm khi thấy chuyện bắt nguồn từ trộm cắp — phần lớn là lỗ hổng quy trình: thiếu một bước đối chiếu nhu cầu, thiếu một báo giá thứ hai, thiếu dấu vết ai duyệt dựa trên gì. Người tốt đặt vào một khung để ngỏ thì vẫn “ký đại vào giấy”. Bịt cái khung, đừng nghi con người.
Tôi kiểm soát chi phí phòng khám bằng ba chốt này thì có cần phần mềm không?
Không cần để bắt đầu. Một cuốn sổ hay một file bảng tính chia ba cột — đối chiếu nhu cầu, so giá, lưu vết người duyệt — là đủ khởi động ngay tuần này. Ba chốt là nguyên tắc, không phải công cụ. Phần mềm chỉ giúp về sau, khi anh/chị muốn đo rò bao nhiêu chứ không chỉ có rò hay không.
Làm ba chốt thì tôi tiết kiệm được bao nhiêu phần trăm?
Tôi không biết con số của anh/chị, và tôi không hứa. Con số gần 2% tôi kể là kết quả trong hệ thống 12 phòng khám của tôi, ở thời điểm đó, với quy mô và mặt hàng đó — không phải ai làm cũng ra đúng chừng ấy. Ai nói chắc với anh/chị một tỷ lệ cụ thể thì anh/chị nên nghi. Điều đáng mang về không phải con số, mà là chỗ khoản rò đó từng nằm im.
Tôi không phải dân tài chính, bắt đầu từ đâu?
Tối nay, lấy xấp dự trù gần nhất và soi ba dấu hiệu trong bài — mười phút, không tốn đồng nào. Còn khi thiết lập lưu chứng từ cho đúng quy định thuế, hãy hỏi kế toán của mình; đó là phần tôi, với tư cách người vận hành, không thay chuyên gia được.