1. Tôi là ai
Tôi tên Long. Tôi không phải bác sĩ. Việc của tôi là làm cho một hệ thống y khoa chạy trơn tru — hiện tôi là Phó Tổng Giám đốc phụ trách vận hành của một hệ thống phòng khám đa khoa lớn nhất Đông Nam Bộ (12 phòng khám).
Ba năm nay, việc của tôi là đứng phía sau: để bác sĩ yên tâm khám chữa, để khách hàng được phục vụ tử tế, để cả bộ máy chạy mà không vấp. Nói gọn: nếu bạn giỏi chuyên môn nhưng đang chết chìm trong vận hành — nhân sự, quy trình, chi phí, rủi ro — thì tôi giúp đúng chỗ đó.
2. Câu chuyện & bước ngoặt định hình công việc của tôi
Tôi nguyên quán Vĩnh Long, nhưng sinh ra và lớn lên ở Biên Hòa. Năm cấp ba tôi đi du học — hơn bảy năm ở Mỹ, học trung học rồi đại học, tốt nghiệp Occidental College chuyên ngành Kinh tế và Toán.
Bước ngoặt đầu tiên của tôi lại đến từ một sự cố. Vừa xong cấp ba, tôi gặp trục trặc visa và buộc phải ở nhà hơn một năm. Gia đình tôi khi ấy có một chuỗi y tế, nên mẹ gợi ý tôi vào công ty thực tập cho đỡ phí thời gian — vị trí thực tập sinh marketing. Thú thật, lúc đó tôi chẳng biết gì về ngành y, cũng không rõ marketing là gì. Nhưng có lẽ là cái duyên: làm cùng các anh chị đi trước, tôi thấy mình thích cái ngành này lúc nào không hay.
Quay lại trường, càng học Kinh tế và Toán tôi càng hiểu ra sức mạnh của dữ liệu — từ những bài tập tốt nghiệp, đến những lần được thầy cô giao đi lấy và nhập liệu cho đề tài. Hè năm ba, tôi về thực tập lần nữa, lần này với trọng trách cao hơn: không còn là thực tập sinh marketing mà bắt đầu được ngồi trong một số cuộc họp của các phòng khám và ban giám đốc. Học xong bốn năm, tôi chọn trở về — một phần vì nhớ đồng nghiệp, một phần vì muốn về phụ gia đình.
Khi chính thức vào nghề, việc đầu tiên của tôi là chuẩn hóa dữ liệu khám chữa bệnh — bắt đầu từ danh mục kỹ thuật, để hiểu ngành từ gốc. Tôi cùng anh giám đốc công nghệ thông tin lần theo các bảng dữ liệu doanh thu, khách hàng, thông tin khám chữa bệnh để dựng những dashboard quản trị tài chính và chuyên môn.
Và rồi có một khoảnh khắc tôi không quên. Làm những dashboard đó, vô tình tôi biết được những điều mà chính các giám đốc phòng khám, các bác sĩ cũng không nắm: khách hàng của họ thật ra là ai, bao nhiêu tuổi, ở đâu, mắc bệnh gì. Trước đó họ chỉ biết doanh thu và số lượng bệnh nhân. Lần đầu tôi trình bức tranh ấy trong một cuộc họp — vẫn con số doanh thu đó nhưng cắt qua nhiều lát, nhiều bộ lọc — nhiều người sững lại vì bất ngờ, rồi hào hứng. Đó là một trong những lần đầu tiên tôi thấy việc mình làm thật sự có ý nghĩa.
Dĩ nhiên, một người quản lý non trẻ như tôi không ít lần vấp. Thất bại lớn nhất của tôi tới giờ là đã đặt niềm tin mà không kèm một thước đo rõ ràng: tôi để một bạn giám đốc nhân sự toàn quyền, nhưng bạn ấy không kiểm soát được đầu việc và giao việc lệch với thế mạnh của cấp dưới. Kết cục, trước khi bạn ấy rời đi, hai phần ba nhân viên bên dưới đã lần lượt nghỉ. Nếu được làm lại, tôi sẽ thực dụng hơn: trao đổi thật kỹ với từng người, phân việc rành mạch. Sau chuyện đó, tôi số hóa quy trình và đưa vào trọn bộ phần mềm nghiệp vụ nhân sự — để anh em bớt làm tay, còn tôi quản được công việc mà không cần ai phải báo cáo thủ công.
Câu chốt (dễ trích): “Trước đó họ chỉ biết doanh thu và số bệnh nhân. Lần đầu tôi cho họ thấy khách hàng của mình thật ra là ai — và tôi biết mình đã tìm đúng nghề.”
3. Gia đình
Tôi lớn lên trong một gia đình có hai anh em. Nhà tôi làm y tế, nhưng thật ra không ai là bác sĩ hay trực tiếp khám chữa bệnh — chỉ có bác tôi theo nghề y. Chuỗi phòng khám của gia đình bắt đầu từ một lý do rất đời: khi ông ngoại tôi yếu dần, mẹ tôi muốn mở một phòng khám để ông được gần bác, gần con cháu hơn. Nên một phần tôi yêu công việc của mình, đơn giản vì công việc ấy chính là gia đình mình — và đó cũng là lý do tôi sẵn lòng cày.
Bố mẹ tôi đều lớn lên từ những gia đình hiền lành, chất phác, chịu thương chịu khó và sống giàu tình cảm với hầu như mọi người xung quanh. Cách tôi quản lý chịu ảnh hưởng từ đó nhiều hơn tôi tưởng: tôi luôn cố tạo ra một môi trường mà mọi người thấy thoải mái khi đi làm.
Một điều ít ai đoán được ở một người làm quản lý như tôi: tôi rất thích được ở một mình, hòa vào thiên nhiên. Hồi cấp ba học ở vùng nông thôn Massachusetts, tôi hay đi bộ trên những đồng cỏ xanh sau giờ học. Lên đại học, tôi nhớ mãi những lần leo núi hay lái xe một mình dọc bờ biển California. Còn bây giờ, khi đã về Việt Nam, niềm vui của tôi giản dị hơn: sau một ngày căng thẳng, được ngồi nghe nhạc và quây quần bên ba mẹ.
4. Hành trình nghề nghiệp — những gì tôi đã thực sự làm
Tôi không nói lý thuyết, tôi kể việc đã làm:
- Khảo sát lại toàn bộ xét nghiệm thuê ngoài → đề xuất đầu tư hệ thống máy sinh hóa + miễn dịch của chính hệ thống: tiết kiệm hơn 200 triệu/tháng, đồng thời nâng năng lực & uy tín xét nghiệm. (Kết quả tại hệ thống của tôi, không phải con số hứa cho mọi nơi.)
- Số hóa quy trình phê duyệt dự trù mua hàng — thay cho kiểu “ký đại vào giấy” — rút ngắn thời gian ký, minh bạch hóa, cắt khoảng 2% chi phí lãng phí.
- Bài học đắt nhất đến từ sự cố vận hành, không phải lỗi chuyên môn: một chiếc ghế thiếu tựa lưng suýt gây chấn thương; một tai nạn thang máy đang bảo trì dẫn tới đền bù lớn. Phần lớn rủi ro của một cơ sở y tế nằm ở lỗ hổng vận hành, không ở tay nghề bác sĩ.
Tôi trực tiếp viết và triển khai quy trình liên phòng ban trên nền tảng số, và cân nhắc lợi–hại mọi bên trước mỗi quyết định. Tôi cũng là người tổ chức lại dữ liệu ngành y — nối bảng dịch vụ, khách hàng, xét nghiệm, vật tư về một mối để làm nền cho dashboard và ứng dụng AI.
Xin nói thẳng cho đúng: hệ thống nơi tôi làm được vinh danh Top 5 thương hiệu y tế tốt nhất Việt Nam 2025 — đó là danh hiệu của cả hệ thống, không phải của riêng tôi; tôi là một phần trong đội ngũ vận hành nên điều đó.
5. Những mặt khác của tôi
Ngoài giờ tôi là người hướng nội thứ thiệt, nạp lại năng lượng bằng cách ở một mình. Tôi mê hàng không dân dụng & không lưu (kiểu ngồi xem FlightRadar24 để hiểu vì sao máy bay phải bay vòng chờ trước khi hạ cánh) và mê quy hoạch đô thị qua game Cities: Skylines — nhìn lại, cả hai đều nói về một thứ tôi thích: làm cho hệ thống phức tạp chạy an toàn, không tắc.
Tôi thích ngủ (nhất là chủ nhật), nghe nhạc đủ thể loại, thi thoảng cà phê hoặc lên máy bay một mình chỉ để ngắm người khác làm việc vui, và tìm về thiên nhiên — tôi mê các vườn quốc gia. Cao 1m78, nặng 94kg, đang tập tiết chế ăn uống (cuộc chiến này chưa thắng).
Một điều ít ai ngờ: ngày thường tôi ít nói, nhưng khi đứng lớp hay thuyết trình thì lại rất tự nhiên. Tôi tin sướng–khổ phần lớn do tâm, tin vào việc chủ động trao giá trị trước mà không đặt nặng được đáp lại, và cố sống sao cho không hối hận với chính mình.
6. Nếu bạn cũng đang ở đó
Nếu bạn giỏi chuyên môn nhưng đang kiệt sức vì vận hành — nhân sự, quy trình, những đám cháy nhỏ không bao giờ hết — thì tôi hiểu, vì tôi đứng trong “đài kiểm soát” đó mỗi ngày. Bạn không cần giỏi vận hành bằng tôi; bạn chỉ cần một chỗ để bắt đầu.
Tôi không hứa cho bạn một công thức làm giàu. Nhưng tôi hứa: những gì tôi chia sẻ đều là thứ tôi đã thật sự làm, ở một hệ thống thật.
➤ Tự soi phòng khám của mình đang hở chỗ nào: Bản Tự Soi Vận Hành Phòng Khám — https://ebook5.scottcrazy89.com